Um dos maiores desafios da liderana ser um lder criativo, capaz de se adaptar s mais diferentes transformaes dos cenrios internos e externos de uma organizao. De maneira geral, o verdadeiro lder criativo tem cinco caractersticas bem definidas:
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- Sabe definir sua misso e alinh-la organizao.
- Desenvolve e mantm um alto nvel de confiana junto a seus colaboradores.
- Coordena com maestria suas atividades para obter xito em sua misso.
- Promove e verifica permanentemente a comunicao eficaz entre seus colaboradores.
- Est em contnuo processo de aprendizado, visando criar novas prticas, processos, produtos e servios, tanto para os clientes quanto para a prpria organizao.
Observe que, dentre essas caractersticas, est promoo da comunicao eficaz entre os colaboradores, o que inclui ser um agente facilitador, para que as discusses da equipe sejam mais uma ferramenta de aprendizado de todos os envolvidos.
A comunicao eficaz um dos pilares para a produtividade e o engajamento das equipes. Para aprofundar-se nesse tema, confira o artigo ?O Poder da Comunicao: Mandamentos para Impactar?.
?Sempre Inicie sua reunio explicando com clareza os objetivos do encontro. Em seguida, leia a pauta da reunio, certificando-se de que todos os participantes tm algo a ver com o tema que ser debatido e se todos concordam com o tempo estipulado para a discusso.?
Segundo Chirstian Barbosa, especialista em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial, um dos maiores motivos para o fracasso da produtividade coletiva do mundo corporativo so as reunies desnecessrias e/ou mal conduzidas. Alm desse aspecto, reunies mal conduzidas podem, alm de atrapalhar o bom desempenho de uma equipe, representar gastos extras para a organizao. Barbosa afirma que, segundo estudos j realizados pela Tria Consultoria, o desperdcio com reunies improdutivas pode chegar at R$ 500 mil para cada 100 funcionrios.
Outra pesquisa, tambm desenvolvida pela Triad Consultoria, feita com 2.000 colaboradores de diferentes empresas, revelou que 64% dos entrevistados consideram as reunies nas empresas em que trabalham desnecessrias ou mal conduzidas.
Para evitar isso, Chirstian Barbosa alerta que o mediador de uma reunio ou discusso tem a misso maior de fazer com que ela atinja os objetivos propostos. Para tanto, o consultor d algumas dicas. Confira:
Estabelea previamente os objetivos da reunio
Ningum gosta de ser convocado para uma reunio de ltima hora, exceto se a situao o exigir por sua urgncia. Lembre-se sempre que as pessoas costumam ter agendas dirias a serem cumpridas e um evento inesperado que a altere pode ser altamente prejudicial. Para que sua reunio seja eficiente e produtiva, convoque seus colaboradores com antecedncia, esclarecendo o motivo da convocao e os temas que sero tratados. Assim, todos tero tempo suficiente para se prepararem previamente.
Convoque as pessoas certas
Antes de fazer uma lista indiscriminada de participantes, analise os motivos que o levaram a propor uma reunio e convoque somente as pessoas certas para tratar do tema que ser discutido. Seja realista para verificar se todos os convocados realmente necessitam estar na reunio agendada ou se poderiam estar desenvolvendo outra tarefa, muito mais produtiva e importante para a equipe e para a empresa.
Esclarea os objetivos
Sempre inicie sua reunio explicando com clareza os objetivos do encontro. Em seguida, leia a pauta da reunio, certificando-se de que todos os participantes tm algo a ver com o tema que ser debatido e se todos concordam com o tempo estipulado para a discusso. Deixe tanto o objetivo quanto a pauta escritos e visveis a todos durante o tempo que durar a discusso.
Ateno com a linguagem no verbal
Como lder, voc deve conhecer a linguagem no verbal e, portante, fazer o melhor uso desse conhecimento. em uma reunio, procure manter-se em p, pois assim mais fcil evitar conversas paralelas, observar os participantes e, quando o foco da discusso se perde, voltar ao objetivo inicial da conversa.
Respeite o tempo estipulado
Nem toda reunio produtiva deve necessariamente ser longa e cansativa, muito pelo contrrio, deve ser o mais sinttica possvel. Assim, respeite o horrio previamente estabelecido e que foi informado aos participantes. Barbosa recomenda que se use um relgio no centro da mesa, visvel a todos. Assim, todos se conscientizam e controlam o tempo.
Registre a memria da reunio
Todos ns sabemos que muitas reunies perdem rapidamente seu efeito logo aps seu trmino. Para que isso no ocorra, registre tudo o que foi discutido e o que ficou decidido ao longo da reunio. Tambm importante registrar quais as prximas aes que devero ocorrer a partir da reunio.
Avalie o processo
Barbosa recomenda que, logo aps a reunio, o lder faa uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e sobre seu processo de conduo. Para o consultor, isso necessrio para que o lder aprimore sua tcnica e passe a conduzir discusses cada vez mais produtivas e eficientes.
Liderar reunies produtivas exige mais do que tcnica; envolve tambm um posicionamento estratgico e inspirador. Saiba mais no artigo ?Voc est liderando ou apenas gerenciando? O Guia para inspirar sua equipe com transparncia e propsito?
Delegue sempre que for preciso
A ltima recomendao do consultor que, ao contrrio do que muitas pessoas pensam, nem sempre o lder de uma equipe o melhor condutor de uma discusso. Quando isso ocorrer, o lder deve saber delegar essa funo para um colaborador que consiga tornar a discusso objetiva, produtiva e eficiente.
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