Estar à frente da concorrência implica em uma série de condutas que vão além da tecnologia de ponta ou qualidade superior em produtos. Cumprir os prazos estabelecidos, com o custo combinado e da forma como os clientes esperam também são premissas que elevam a empresa a um patamar diferenciado frente à concorrência. Entretanto, o que parece ser fácil pode se tornar um grande desafio aos gestores, que para gerir um projeto devem estar atentos desde o estabelecimento das expectativas até a execução do mesmo. Segundo o PMBOK® (Project Management Body of Knowledge): ?projeto é um empreendimento único que deve ter claramente definido seu início e fim. Deve ser conduzido por pessoas para que possa atingir seus objetivos, respeitando o prazo, custo e qualidade?.
Foto de Yan Krukau
O profissional que estiver envolvido com a realização do projeto, deve saber que suas responsabilidades estão relacionadas a:
- Alcançar todos os objetivos pré-estabelecidos para o projeto;
- Concluir o projeto dentro do prazo pré-determinado;
- Concluir o projeto respeitando o custo orçado;
- Entregar os ?produtos? do projeto conforme qualidade acordada inicialmente.
Todas essas etapas estão fortemente interligadas e não podem ser realizadas independentes umas das outras. Por exemplo, um gerente de projeto não pode acelerar a conclusão do mesmo em detrimento da qualidade do produto, deixando de entregar parte do que foi solicitado ou até aumentando o custo do projeto.
Para que essas etapas sejam cumpridas de forma satisfatória, é importante ressaltar que os projetos passam por cinco fases distintas:
Processo de iniciação
É a fase inicial em que se define o projeto e as necessidades são identificadas. A ferramenta que representa o processo de iniciação é a carta de projeto, que deve garantir de forma clara e objetiva a definição do projeto e de seus produtos. O objetivo da carta é minimizar qualquer tipo de subjetividade ou interpretação pessoal no entendimento do projeto; deve possuir o menor número possível de campos, garantindo assim sua simplicidade. O documento deve conter:
- Descrição do projeto: detalhamento do projeto aos leitores;
- Objetivos estratégicos ligados ao projeto: objetivos estratégicos da área ou da empresa que justificam a existência do projeto;
- Produtos esperados pelo projeto: para caracterizar o sucesso do projeto em relação a seu escopo;
- Riscos potenciais ao projeto: análise de riscos do início do projeto.
?Projeto é um empreendimento único que deve ter claramente definido seu início e fim. Deve ser conduzido por pessoas para que possa atingir seus objetivos, respeitando o prazo, custo e qualidade.?
Processo de Planejamento:
Segundo PMBOK®, ?este é o processo de definição das atividades, que é conceituado como identificar as atividades específicas que devem ser executadas para produzir as várias deliverables?. É nessa fase que se define e refina o objetivo do projeto, planejam-se as ações necessárias para atingir os objetivos e o escopo para o qual se propõe o projeto. Nessa etapa devem ser desenvolvidos planos auxiliares para gestão do projeto (plano de qualidade, comunicação, riscos, suprimentos e recursos humanos).
Processo de Execução:
Conforme o PMBOK® esse processo pode ser chamado de ?distribuição de informações, que tem por objetivo tornar as informações necessárias disponíveis aos interessados do projeto de uma forma temporalmente interessante?. Em resumo: é a fase em que os principais conteúdos e conhecimentos (inclusive arquivos e e-mails) gerados ao longo da execução do projeto devem ser arquivados e organizados, de forma a serem facilmente recuperados. É ainda uma fase de integração entre as pessoas e os outros recursos, para colocar em prática o plano do projeto. De forma geral, é o momento em que ocorre a maior parte do esforço do projeto.
Processo de Controle:
Nessa fase é esperado que os profissionais responsáveis pelo gerenciamento monitorem o andamento das atividades com relação ao escopo e prazo, e atualizem o planejamento do projeto, redefinindo prazos, marcando atividades como iniciadas e/ou concluídas e atribuindo a cada uma delas uma data real de início e fim. Segundo PMBOK®, um dos processos que envolve essa fase é ?o de reporte de desempenho, que envolve coletar e disseminar informações de desempenho para dar aos interessados informações sobre como os recursos estão sendo usados, para atingir os objetivos do projeto?. O processo de controle deve ocorrer paralelamente ao processo de execução a fim de medir e monitorar o progresso e identificar variações em relação ao planejado, para que ações corretivas sejam disparadas quando necessário.
Processo de Encerramento:
Nesta fase é formalizada a aceitação do projeto, serviço ou resultado. Deve ainda analisar a evolução do projeto para que erros não se repitam no futuro. Pode-se utilizar como ferramenta deste processo, a elaboração de um documento para que o gerente de cada projeto faça uma auto-avaliação de sua atuação durante toda a gestão do projeto.
Gerir o projeto utilizando-se desses cinco processos auxilia o gestor a entender os objetivos de seu trabalho em cada uma das fases, controlando de forma mais eficiente o andamento do projeto como um todo. Entretanto, é importante ressaltar que em algumas situações poderá haver a sobreposição no tempo entre um processo e outro, e que parte das atividades do processo de planejamento podem se estender entre os processos de execução e controle. Percebe-se então que o gestor tem um papel fundamental para o sucesso do projeto. Para isso ele deverá ter habilidade e capacidade de externar o pensamento da empresa de modo a atrair o cliente, saber relacionar-se com o cliente do projeto e dispôr de táticas de negociação.
?Cumprir os prazos estabelecidos, com o custo combinado e da forma como os clientes esperam também são premissas que elevam a empresa a um patamar diferenciado frente à concorrência.?
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